Takenpakket
‘Ik heb een begin gemaakt met het nieuwe takenpakket waar ik zelf een voorzet aan mag geven. Vervolgens ga ik het daar in augustus met mijn teamleider over hebben.’ Belangrijk voor hem is dat het  procesmatig kan aanpakken ‘en er geen dingen over de schutting worden gegooid.’  Hij zal nadat duidelijk is wat zijn nieuwe rol is, zijn oude taken overdragen en de mensen die dat gaan doen ‘inwijden in de voor hun nieuwe wereld.’

Geen trek
Het is niet zijn eerste reorganisatie en Hilversum is ook niet de enige gemeente waar Aris Schreuder heeft gewerkt. Hij is zich er terdege van bewust dat bij de overdracht ook taken kunnen zitten waar collega’s geen trek in hebben. ‘Zij hebben ook hun eigen beelden en verwachtingen bij hun nieuwe rol,’ weet hij uit ervaring. Voor hemzelf is zijn nieuwe functie niet vreemd. ‘de laatste jaren heb ik veel procesmatig gewerkt. Zo heb ik vorig jaar Passend Onderwijs opgepakt en geregeld. Daar moet je zowel mensen van buiten als van binnen bij betrekken. Het gaat erom het samen te doen door de deskundigheid van anderen samen te brengen.’

Hobbels
Samen met Ans de Wit en Lonneke Kuijers is Aris Schreuder nu druk bezig met de programmabegroting onderwijs en jeugdzaken voor 2015 voor het nieuwe college. Een tijdelijk functie. ‘Je weet niet hoe je werk er over een jaar uitziet en hobbels als deze, die horen er gewoon bij.’ Waarbij hij toe moet geven dat je wel enige flexibiliteit in huis moet hebben om met alle veranderingen om te kunnen gaan. ‘Het gaat niet altijd hoe je wilt dat het gaat. Soms wel en dat is mooi,’ relativeert hij en voegt daaraan toe: ‘ik kan gelukkig snel schakelen en heb ook geen moeite om op tien borden tegelijk te spelen.’

Goochelaar
Zolang de overdracht nog niet is geweest blijft Aris Schreuder ook taken doen die hij al deed. ‘Ik ben soms net een goochelaar, die allemaal verschillende ballen in de lucht moet houden.’ Dat komt ook voort uit zijn plichtsbesef. Een goede hulp voor hem daarbij is outlook waar hij zijn werkplanning per dag, per week en per maand kan overzien. ‘Daardoor heb ik het aardig in de hand.’

'Ik heb niet staan mopperen bij het koffie-apparaat'

Wie? Mascha Kranse
Nieuwe functie? Programmamanager concernbrede programma’s
Oude functie? Afdelingshoofd ICT en F&I
Overgenomen door? Maarten Frenk

Mascha Kranse is sinds kort programmamanager van concern brede programma’s (niet gerelateerd aan de begroting). Tijdens de reorganisatie ging ze voor de functie van afdelingsmanager. Het werd programmamanager.

Herladen
In de periode van ‘in between jobs’ is ze voor drie maanden naar de gemeente Muiden gegaan, waar ze beleidsadviseur economische zaken was. ‘Dat was goed om even te herladen voor de nieuwe functie en om even afstand te nemen. Ik heb in ieder geval niet staan mopperen bij het koffieapparaat. Al krijg je toch even een knauw als je hoort dat je geen afdelingshoofd meer zult zijn. Begrijpen deed ik het niet. We hadden namelijk net de afdeling ICT en F&I samengevoegd en werden toen ingehaald door de concern brede reorganisatie.'

Gezag
Er wordt van je verlangd dat je nog 2,5 maand je oude functie blijft vervullen, terwijl de kwartiermaker al bezig is met je afdeling. Van de ene op de andere dag is dan je gezag weg. Er was een mogelijkheid om in Muiden te starten en die heb ik met beide handen aangepakt. In Muiden heb ik fijn en nauw samengewerkt met Wimar Jaeger, die hier nu wethouder is geworden. Door lef te tonen en het gewoon te doen hebben we binnen Muiden ‘in no-time’ de economische visie neergezet’

Interactie
Centraal in dit verhaal staat de vraag ‘hoe is de overdracht gegaan?’ ‘Die is er eigenlijk niet geweest,’ bekent Mascha. ‘Ik zie nu wel dingen gebeuren die ik niet begrijp. Het voormalige management van ICT en F&I is verdwenen waardoor je het historische besef mist.’ Afscheid heeft ze wel genomen. ‘Dat was rond Pasen. Toen heb ik iedereen met een chocolade paashaas bedankt voor de goede samenwerking en de leuke contacten. De interactie met elkaar was erg goed’.

Aan zet
Het contact is er nog steeds met haar oude afdeling, maar niet meer inhoudelijk. ‘In het begin werd me nog wel wat gevraagd, maar ik heb steeds door verwezen naar het huidige management. Zij zijn aan zet. Ik vond en vind het nog steeds moeilijk om me er niet mee te bemoeien. Nu ik beter in mijn rol als Programmamanager kom, lukt het me steeds beter los te laten. Er wordt ook steeds minder gevraagd, dus dat maakt het ook makkelijker’. 

Lastig
De overdracht heeft ook te maken met werkzaamheden. Zijn er vanuit je oude functie nog werkzaamheden die je nog doet of hebt gedaan? ‘De factureerhandelingen blijven maar doorlopen en ik heb ook nog lang Big Ben bijgehouden. Lastig, want ik wist niet of mensen die taken nog wel deden en sommige facturen gingen over nieuwe zaken waar ik niet van op de hoogte was, die wilde ik niet tekenen, want daar is wel geld mee gemoeid.’ Ook heeft Mascha nog geruime tijd stuurgroepen voorgezeten om te komen tot een bepaalde projectafronding. ‘Niet omdat het me werd gevraagd, maar uit betrokkenheid of loyaliteit doe je dat’. Terugblikkend zegt ze: ‘Best lastig. Het zou fijner zijn geweest als er duidelijkheid was geweest over hoe lang je nog bepaalde dingen doet.’ 

Wennen
Op de vraag waar ze in haar nieuwe rol aan moet wennen, zegt ze: ‘Ik moet informatie halen en dat kost tijd. Daar had ik als afdelingshoofd minder last van. In de management overleggen kreeg je het merendeel van de informatie op een presenteerblaadje aangeboden’. Wat ze enorm mist zijn de mensen van haar oude afdeling en daarnaast de taken op p&o gebied. ‘Het coachen, het meedenken over en oplossen van p&o vraagstukken. Ik ben van een managementfunctie naar de inhoud gegaan. Dat is schakelen’.

Beweging creëren
Inmiddels is ze druk bezig invulling te geven aan haar nieuwe rol. ‘Het leuke aan mijn nieuwe functie is dat je echt probeert concern breed de veranderbeweging te creëren. Dat is hartstikke nodig,’ legt Mascha enthousiast uit. ‘Om de juiste programma’s te kunnen inrichten is het noodzakelijk een duidelijke visie te hebben. De visie is er en die onderschrijf ik, maar de visie moet vertaald worden naar waarom we het willen en wat dat voor ons betekent. Wat verandert er in ons dagelijks handelen? Ik zie mezelf als ambassadeur van het concernteam om de visie uit te dragen, te vertalen. Heel spannend of ons dat gaat lukken. Beheer en uitvoering moet er tijdig bij aanhaken. Pas over 1,5 jaar weten we hoe effectief de programma’s zijn.’

Ps. Op intranet lees je het verhaal van Tijs Böhm over zijn nieuwe rol en het loslaten van zijn oude werkzaamheden.