URGENT EN ESSENTIEEL (deel 1)

Afgelopen oktober heb ik een cursus timemanagement gedaan. “Timemanagement: populair geklets,” denk je misschien. Nou, dat viel reuze mee. Ik heb behartenswaardige dingen geleerd, die niet alleen handig zijn in het werk, maar ook in mijn privéleven. Interessant vond ik ook, dat het niet alleen maar ging over trucjes hoe je meer kunt doen in minder tijd. Voor een deel werd het streven daarnaar juist als het probleem bestempeld: we zijn te veel bezig met zo veel mogelijk doen in de beperkte tijd die we hebben – dat is waar we zo gestrest van worden – en we vragen ons te weinig af wat we nou ècht willen, wat we nou ècht belangrijk vinden. In welke doelen willen we onze beperkte tijd en energie steken? Impliciet willen we vaak alles. Maar dat kan natuurlijk niet. We moeten kiezen.

Eén van de behartenswaardige dingen die ik heb geleerd, is het verschil tussen ‘urgent’ en ‘essentieel’. Ik ben dol op onderscheiden. Als je mij blij wil maken, moet je me uitleggen dat er een verschil is tussen twee dingen waarvan ik altijd dacht dat ze hetzelfde waren. Dit is zo’n verschil.

 ‘Urgent’ zijn de zaken waar haast bij is. “Het moet nu!” wordt erbij gezegd. Je laat waar je mee bezig was uit je handen vallen, want dit klusje kan niet wachten. Of het ook echt belangrijk is – ‘essentieel’, daar denken we vaak niet goed over na.

‘Essentiële’ zaken zijn zaken die moeten gebeuren, omdat ze de kern van ons werk uitmaken. Dat klinkt misschien makkelijk, maar dat is het niet altijd. Want wat is de kern van je werk? Alles wat je teammanager je vraagt te doen? Dacht het niet! Alles wat in je functie-omschrijving staat? Klopt die nog dan? En wordt het op prijs gesteld als je daarover begint?

Met het onderscheid tussen ‘urgent’ en ‘essentieel’ kun je alle dingen die je doet indelen, en bepalen of je ze nou wel echt zou moeten doen of niet. In schema ziet het er zo uit:

Dingen die essentieel zijn èn urgent, moet je meteen doen. Ze moeten immers gebeuren, en ze kunnen niet wachten. Dingen die essentieel zijn, maar niet urgent, hoeven niet metéén te gebeuren, maar ze moeten wel een kéér gebeuren. Die moet je dus inplannen. Dingen die noch essentieel zijn, noch urgent, moet je niet doen. Dat is duidelijk.

Activiteiten die niet essentieel zijn, maar wel worden gebracht als urgent, moet je niet doen. Maar je herkent ze niet altijd meteen als ‘niet essentieel’. Of je doet dat wel, maar degene die ermee bij je komt – leidinggevend of niet – denkt dat het wél moet gebeuren, en wel door jou. Dus kun je niet zo maar zeggen “Doe ik niet”. Je moet doorvragen: is dit echt een goed idee om te doen, is dit nodig voor het beleid, of voor de organisatie, en zo ja, is het een taak voor mij? Want let op: ‘Niet doen’ hoeft niet te betekenen dat het helemaal niet hoeft te gebeuren. Misschien moet een activiteit wel gebeuren, alleen hoort ie niet bij jouw taken, maar wel bij die van een ander. Dan betekent ‘Niet doen’ dus ‘Niet zelf doen, maar delegeren/overdragen’.

Kun jij iets met het onderscheid tussen ‘urgent’ en ‘essentieel’? Hoe vaak doe jij dingen die wel urgent zijn, maar niet essentieel? En hoe vaak doe je dingen die, bij nader inzien, geen van beide zijn?

Marco Schikhof

Noot van de redactie: in de volgende HUB gaat Marco wat dieper op dit onderwerp in.

. 

Marco Schikhof

Accountmanager Concernadvisering IA