Team Sociale Dienstverlening gaat voor zelfreflectie
De correspondentie naar buiten van geheel Werk, Inkomen en Zorg heeft al een slag gemaakt. Er is kritisch gekeken naar de teksten die bij onze inwoners op de mat valt. Een klein voorbeeld: De wetsartikelen die voor de deskundigen al niet echt makkelijk te lezen zijn, zijn verplaatst naar de bijlagen of onderaan de brief. Er is kritisch gekeken of de boodschap, positief of niet, wel duidelijk in de brief staat. Waarom dan toch een cursus Helder Schrijven vragen wij aan teammanager Maureen van der Kooij.
Helder en transparant
“Er gaat zoveel correspondentie door onze handen en heel veel standaard brieven zijn al in een nieuw jasje gestoken maar het kan geen kwaad om juist op dit punt nog even scherper te worden. Een stukje zelfreflectie op zijn tijd kan nooit kwaad. De cursus is daarnaast ook een mooie aanvulling op de trainingen rondom het thema ‘Houding en Gedrag’ die veel collega’s hebben gevolgd.
Ook al hebben we veel standaard brieven, we willen juist met kleine aanpassingen aan de boodschap, helder en transparant zijn. Het antwoord op de vraag eerst en daarna de uitleg. Zeg gewoon duidelijk waarom een verzoek is goedgekeurd of afgewezen. Dan is het niet meer nodig om achteraf mondeling uit te leggen waarom een verzoek bij de een wordt afgewezen en bij de buurman niet. Dit voorkomt zoveel ergernis en vragen."
Meer vertrouwen
"Door de hoge werkdruk zijn de standaard brieven een uitkomst maar hoeveel leuker is het als je na de training wat meer vertrouwen hebt gekregen om het wat persoonlijker aan te pakken. Vaak met een heel klein beetje maatwerk wordt een brief al makkelijker leesbaar voor de ontvanger. Ook met betrekking tot interne correspondentie ben ik ervan overtuigd dat we veel aan deze training kunnen hebben. Het mailverkeer waar we ons soms doorheen moeten worstelen kan duidelijker, concreter en korter.”
We doen het al heel goed, maar het kan altijd beter
Maureen werd op de training gewezen door Jolande van Hengel. “Ik dacht gelijk dat is wat voor ons. Ook fijn dat zo’n training aangeboden wordt door de Hilversum Academie. Zonder het als een verplichting op te geven heb ik het onderwerp low profile in de groep gegooid. Zes medewerkers hebben zich spontaan aangemeld en dat vind ik een heel goed teken. Daarnaast is er nog een groep die wel wil maar waar de datum niet echt uitkwam in verband met vrije dagen en vakanties. Wellicht dat zij na de, naar ik hoop, positieve ervaringen van de eerste groep in november aan bod kunnen komen.
Eigenlijk valt en staat alles met communicatie en dat wij nu de schrijfkant kunnen belichten via de Hilversum Academie vind ik heel positief. We doen het al heel goed maar het kan altijd beter!”
