De cyclus van drie gesprekken die begint met het jaargesprek is nieuw. Voor iedereen. ‘Het gesprek draait om de medewerker: wat zijn jouw doelen, wat wil je bereiken/doen en wat zijn je ontwikkelpunten?’ legt Johan Moolenaar, teammanager projecten uit.
Voor hem is het klip en klaar dat hij als teammanager niet alleen naar de prestaties kijkt, maar ook naar de competenties, daarover voer je samen het gesprek en maak je afspraken.
Goed voorbereiden
Maar: wat is een goed gesprek? Een geslaagd gesprek heeft alles te maken met een goede voorbereiding en die zit volgen Johan in drie dingen:
- Zowel de medewerker als de teammanager moet zich goed voorbereiden
- Leg de verwachtingen die je van het gesprek hebt op tafel
- Ga pas van tafel als je voor je gevoel goede afspraken hebt gemaakt
Johan: ‘Als je je goed voorbereidt kom je vanzelf uit op je eigen kracht. Als organisatie willen we iets, maar het begint altijd bij de medewerker. Als teammanager is je taak om de prestatie van de medewerker en dat wat de organisatie graag wil, bij elkaar te laten komen.’
Angst
De medewerkers zijn onlangs allemaal opnieuw geplaatst. Er kunnen gevoelens van angst zijn om voor het eerst een open gesprek te voeren over je eigen functioneren. Johan kan zich daar alles bij voorstellen. 'Mensen kunnen twijfels hebben en zich afvragen of ze wel op de goede plek zitten. In het team projecten heb ik drie mensen laten experimenteren. Eén van hen gaf in een gesprek aan: “Ik wil dat graag doen.” Daar had ik even mijn twijfels over, omdat het qua tijd niet goed paste, maar hij is het gaan doen. Een ander was voorzichtiger, maar ook nieuwsgierig. Dan laat je hem weten wat je zelf ziet, en geeft voorzichtig een richting aan. De kunst is dat je je kwetsbaar durft op te stellen en het gesprek niet uit de weg gaat. Anders blijven we een vastgeroeste organisatie en dat brengt je zelf ook geen stap verder.’
Ontwikkeling volgen
Van de drie medewerkers die gingen experimenteren is er één iets anders gaan doen. Ook heeft Johan één medewerker boven formatie. ‘Die zal daar op termijn binnen vallen. Uiteindelijk moeten we dat als management wel regelen, maar laten we volgend zijn op de ontwikkeling van de medewerkers,’ zegt Johan, die niet te strak met de regels wil omgaan.
Niet eenvoudig
Op de vraag wat hij als teammanager lastig vindt aan het jaargesprek zegt hij: ‘Mensen in hun kracht zetten is het mooiste wat er is, maar als een medewerker zelf niet ziet waar zijn of haar eigen kracht in zit, dan moet je daar het gesprek over voeren en dat vind ik persoonlijk wel lastig.’ Waarbij hij zich realiseert dat het ook niet altijd eenvoudig is. ‘Bewegen in een veranderende wereld is moeilijk. Je houdt het liefst vast aan zekerheden; je weet wel wat je hebt, maar niet wat je krijgt. Toch moet je tegen jezelf zeggen: ik durf het avontuur aan te gaan.’
Het jaargesprek is volgens Johan hét moment om afspraken met elkaar te maken en formeel vast te leggen. ‘Daarmee haal je ook onzekerheid weg.’ Voor zo’n gesprek is vertrouwen nodig van beide kanten, dat realiseert hij zich wel. ‘Ik vraag mezelf steeds af: ben ik benaderbaar, ben ik aanspreekbaar? Het gaat erom dat je met elkaar in gesprek blijft, ook na het jaargesprek.’ Op dat punt aangeland komt de verzakelijking die in gang is gezet aan de orde. ‘Je moet elkaar ook kunnen aanspreken op houding en gedrag. Dat is eerlijker en beter,’ meent Johan. ‘Als je zo’n gesprek omzeilt omdat je niet durft, dan ontneem je jezelf de kans om je in je eigen kracht te zetten. Daarin zit een zekere broosheid of onkunde, zowel bij de medewerker als bij de teammanager.’
Verder ontwikkelen
Het jaargesprek is tweerichtingsverkeer. De veranderingen die al zijn doorgevoerd maken het eenvoudiger om je verder te ontwikkelen: de generieke functieprofielen bevorderen eenduidigheid, waardoor medewerkers makkelijker van de ene naar de andere functie kunnen overstappen. ‘Tijdens het jaargesprek gaat het over de competenties die voor zo’n generieke functie zijn vastgelegd. Daar kun je het over hebben met elkaar.’
Positiefs
Voor Johan lijdt het geen twijfel dat de jaargesprekken voor iedereen iets positiefs gaan opleveren. ‘Cruciaal is dat je verantwoordelijkheid durft te nemen voor jezelf. Je bent eigenaar van je eigen ontwikkeling. En bij het jaargesprek is het succes afhankelijk van twee kanten, het is een samenspel. Het is belangrijk dat je dit gesprek serieus neemt, want daarmee neem je ook jezelf serieus.’
